​

​

MIKÄ MENI HYVIN?

​

Jatkoimme pienen joululoman jälkeen siitä mihin syksyllä jäimme. Alku kevät sujui todella hyvin ja täysin aikataulun mukaan. 

Tammikuussa saimme R-kioskin sekä Hartwallin pääsponsoreiksi. Hartwallista tuli suurin sponsorimme ja yhteistyökumppanimme. Yksi suurimmista tavoitteistani tämän vuoden tapahtuman suhteen oli tapahtuman brändäys ja halusimme keksiä jotain uutta, joten keksimme pyytää Hartwallia pääsponsoriksi tämän vuoden sekä tulevien vuosien Eerikinkadun approihin. Näin ollen saimme luvan käyttää luonnostelemiani Original long drink merkkejä, jotka Hartwall sponsoroi meille. Hartwall myös sponsoroi Original long drink logo merkkimme, jotka ovat olleet jo viime vuonna käytössämme. Nämä merkit jaamme aina lipunmyynnin/lipunvaihdon yhteydessä. 

Brändimme siis kietoutuu Original lonkeron ympärille, joka on Hartawallin suosittu alkoholi virvoike. Keksimme myös, että joka vuosi teema väri vaihtuu mutta määräytyy jonkin Original long drink tölkin värin mukaan. Tänä vuonna teemaväri perinteen aloittava väri on oranssi eli Appelssiinin makuisen Original lonkeron mukaan. 

Keksimme myös täysin uuden perinteen tapahtumalle nimittäin jatkomerkin. Näitä merkkejä on vain rajallinen määrä ja vain nopeimmat jatkoilla esiintyjän jälkeen juoman ostavat tulevat tämän merkin saamaan. Nämä merkit meille sponsoroivat Apollo ja Forte, jossa merkkejä tullaan jakamaan. 

​

Helmikuussa suunnittelimme ja tilasimme julisteet, roll upin, ennakkoliput, kuvausseinän, rannekkeet ja approkartat. Joista kaikista tuli upeita, vaikka itse sanonkin. Mutta oli myös syytäkin tulla, sillä minä ja Jenny suunnittelimme materiaaleja lähes aamusta iltaan kolmen päivän ajan. Vaikka tein suunnittelutyön kuuluu suurin kiitos ja kunnia ehdottomasti osuuskuntamme Jennylle mielettömästä avusta ja mahtavista Adobe Illustrator taidoista!

Saimme neuvoteltua myös Night Club Vegasin mukaan niin, että saamme toisesta jatkopaikasta suuremman, sillä Forten ja Vegasin välillä kulkee tunneli, jolla ne ovat mahdollista yhdistää yhdeksi isoksi jatkopaikaksi. Ennakkolipunmyynti meni hurjasti odotettua paremmin, sillä liput vietiin käsistä, vaikka ennakkolipunmyynnissä oli enemmän lippuja kuin koskaan. Osa jonottaneista jäi valitettavasti jopa ilman. Kun virallinen lipunmyynti avattiin kide.appissa muutama päivä myöhemmin alkoi niitäkin mennä kovaa vauhtia ja pian lippuja oli myyty yhteensä enemmän kuin edellisinä vuosina. Kun julkaisimme meidän suoritusmerkit sekä jatkomerkit, ne saivat paljon kehuja ja jotkut jopa ilmoittivat ostavansa lippunsa vain koska olisi pakko saada meidän hienot merkit. Kaikki tähän mennessä oli kuitenkin sujunut todella hyvin ehkä liiankin hyvin, joten tietenkin kohtasimme lopulta ikävän käänteen, kun Suomeenkin levisi Covid-19 Pandemia.

 

​

​

​

MITÄ PARANNETTAVAA?

​

Keväällä ennen pandemiaa meni kaikki paremmin kuin hyvin tapahtuman suhteen. Tiimityö tosin olisi voinut toimia paremmin kevätlukukauden puolella, sillä se oli paljon parempaa syksyllä. Minun olisi pitänyt delegoida vielä enemmän tehtäviä muille, mutta kun olisi pitänyt tehdä jotain vaativampaa tiimi ei vaikuttanut kovin oma-alotteiselta tai aktiiviselta. Muutaman kerran kävi niin, että jotain oli luvattu tehdä, mutta kun se osottautui haastavaksi ja vaati vähän enemmän työtä niin lopulta niiden suhteen luovutettiin ja minä päädyin tekemään työn,  joten luottoni tehtävistä suoriutumiseen alkoi olla matala.  Heti, kun tuli ongelmia vähäinenkin tekeminen siis pysähtyi kuin seinään ja hoidin lähes yksin kaiken, Hartwallia ja Kide.appia lukuunottamatta, jotka Arttu hoiti hienosti. Mutta se ei ole tiimin syy vaan omani, koska en luottanut, että he olisivat hoitaneet niitä ja ne olivat liian tärkeitä ja akuutteja asioita varsinkin kun piti toimia tehokkaasti. Olisi myös ollut minulle sama vaiva paimentaa tiimiläiseni tekemään ne kuin tehdä itse, joten tässä vaiheessa, kun kriisi oli käsillä päätin tehokkaasti vain hoitaa asiat eteenpäin. Yhden tärkeän tehtävän annoin ja se oli sähköpostien lähettäminen yhteistyöravintoloille, että tapahtuma perutaan. Oli oma mokani, kun en varmistanut tiimiläiseltäni, että nämä oli lähetetty vaan sokeasti luotin, että näin oli. Niitä ei oltu ja jouduin laittamaan lopulta ne itse pahoitteluiden kera.  Tiedän, että olisi pitänyt luottaa ja antaa vaikka mokatakin kunhan vain oppisivat tekemään. Valitettavasti siihen meillä ei ollut varaa eikä aikaa eikä heillä tarpeeksi motivaatiota, joten olin tässä kohtaa hieman huono johtaja, kun en antanut mahdollisuutta parantaa ja opetella.

Soitin läpi meidän artistit ja jatkopaikat, sovin heidän kanssaan uuden päivämäärän tapahtumalle, joka sopii kaikille ja saimme uudeksi päivämääräksi 30.9.2020. Tämän jälkeen varmistin myös yhteistyöravintoloilta, että he ovat vielä mukana syksylläkin. Some bannerit ja muut muokatiin ajantasalle ja asiakkaille tarjottiin mahdollisuus lipun palautukseen, mutta samalla keväälle ostetulla lipulla saisi tulla syksyn tapahtumaankin.

​

Kun syksy saapui alkoi taas ilmetä uusia koronavirus tapauksia ja valtio laittoi tarkat velvoitteet turvatoimenpiteistä, jotka tulisi täyttyä, jotta tapahtuma saataisiin pitää. Valitettavasti nuo velvoitteet olisivat olleet täysin mahdotonta toteuttaa tapahtumassamme, joten 8.9. jouduimme ilmoittamaan asiakkaillemme, että joudumme peruuttamaan Eerikinkadun appron tältä syksyltä. Niinkuin kaikki muutkin  suuret opiskelijatapahtumat myös meidän, tapahtumamme joutui taas siirtoon uudelle päivämäärälle. Tätä päätöstä ennen soitin AVIin ja keskustelin heidän kanssaan onko mitään mahdollisuutta järjestää tätä tapahtumaa. Soitin meidän jatkopaikoillemme ja neuvottelin heidän kanssa asiasta ja heidän mielipiteitään. Soitin artistiemme managereille ja neuvottelin mahdollisuudesta siirtää nämä keväälle tai peruuttaa kokonaan, sillä tilanne oli se, että meidän tapahtuma ei olisi tarpeeksi turvallinen asikkaillemme tai valtion säädösten mukainen. Myös jatkopaikkamme olivat sitä mieltä, että he eivät nyt mielellään pidä suuria tapahtumia imagonsa ja ihmisten turvallisuuden vuoksi. AVIsta neuvottiin olemaan yhteydessä Turun alueen tartuntatautilääkäriin, joka ei hyväksyisi tapahtuman turvatoimia tarpeeksi vahvoiksi. Seuraavaksi varmistin korttikoneyhtiöiltä miten pystymme palauttamaan ennakkoliput ja seuraavaksi tulisi suunnitella miten ennakkoliput palautetaan turvallisessa ympäristössä, sillä niitä ei voi palauttaa etänä. Tässä on siis lähinnä toistunut tuo sama kaava kuin keväällä tapahtuman peruuntuessa eli olen itse tehnyt lähes kaiken paitsi tietysti Hartwallin informointi ja kide.appin Arttu on hoitanut/hoitaa hyvin. 

​

​

​

MITÄ OPIN?

Opin että tulevaisuudessa, jos/kun ryhdyn projektinjohtajaksi, tulen tekemään jokaiselle tiimiläiselle vielä paremmin selväksi heidän vastuualueet ja tehtävät. En ota itsestäänselvyytenä oma-alotteisuutta. Luotan ja delegoin enemmän. Uskallan olla vaativa. Sopimukset ovat tärkeitä ja niihin on helppo vedota, kun tulee ristiriitoja tai kriisitilanteita.

Toimivan projektitiimin ydin on, että tehdään paljon yhdessä ja samassa paikassa ja luotetaan toisiin. '

​

Tässä on tietenkin se ero todelliseen maailmaan, että me olemme vielä opiskelijoita ja minun olisi pitänyt paremmin tutustua ja haastatella tiimiläiset ennen valintaa, sillä tämä projekti oli liian vaativa näille, jotka kohtelivat projektia kuin yhtä koulutöistä. Tämä projektimme olisi kaivannut enemmän yrittäjähenkisiä tiiminjäseniä, jotka olisivat jo kehittyneet opiskelijoista työntekijöiksi tai olisivat kehittyneet tämän projektin aikana siihen suuntaan, mutta se, että tekee töitä tässä projektissa vain rahan toivossa laskien työtunteja ja opintopisteitä kertoo paljon siitä, että kehitystä ei ole tapahtunut. Mutta uskon, että jos olisimme nähneet niin paljon, kuin toivoin olisi tiimityö ollut paljon parempaa, mutta tiimin jäsenillä oli liikaa muita asioita aina, jotka menivät tämän edelle, joten yritykseni järjestää tapaamisia usein vesittyi. Varsinkin kun koronavirus rantautui Suomeen ei ollut mitään mahdollisuutta tavata vaan tapaamiset korvattiin teams puheluilla, jotka olivat lähinnä minun päivittelyä siitä mitä olen tehnyt ja mitä pitää seuraavaksi tapahtua eli mitä teen seuraavaksi. Korostan nyt kuitenkin sitä, että tilanne oli hankala, joten asiat joita piti hoitaa olivat suuri osa sellaisia, jotka vain minä pystyin hoitamaan, mutta sitä suuremmalla syyllä olisi tiimin pitänyt ottaa koppia niistä pienistä asioista, kuten kaikki facebook julkaisut ja yhteydenotot yhteistyösravintoloihin. Tästä opin, että minun olisi pitänyt olla vaativampi ja tiukempi joissain asioissa, mutta edelleen vertaisjohtamistilanteessa on todella haastavaa olla tiukka johtaja varsinkin, kun ei tunne toisia tarpeeksi hyvin eli taas tulemme tähän luottamuksen tärkeyteen tiimityön toiminnan kannalta. 

​

 Opin miten kriisijohdetaan ja kun maailma sekä tapahtumateollisuus muuttui pysyvästi, sain kokemusta aivan uudenlaisesta tilanteesta mitä ei ole koskaan aiemmin koettu. Jouduin selvittämään paljon lainalaisuuksia esimerkiksi force majeure- tilanteesta. Meidän piti toteuttaa kriisiviestintää ja suunnitelmallisuutta, kun olimme jo myyneet lippuja asiakkaillemme. Neuvottelin paljon puhelimitse eri asianomaisten kanssa ja oli hienoa nähdä, kun ihmiset olivat äärettömän ymmärtäväisiä ja ystävällisiä uuden ja vaikean tilanteen edessä, koska he olivat myös samassa veneessä.

​

Opin kuinka helppoa oikeasti kenelle tahansa soittaminen on, koska hekin ovat vain ihmisiä. 

Opin kuinka tärkeää on tapaaminen kasvotusten niiden ihmisten kanssa, joiden kanssa sitä bisnestä tehdään. 

Opin myös, että kaikkeen ei aina voi edes varautua, vaikka kuinka yrittäisi. Kukaan ei meinaan osannut tällaista maailman laajuista pandemiaa odottaa. Aina voi siis tapahtua jotain aivan älyttömän odottamatonta. Mutta tämän kautta opin, että mahdolliseen tapahtuman peruuntumiseen tulisi varautua paremmin. Me meinaan emme olleet niin varautuneita kuin olisimme voineet olla.

​

Opin kuinka suuri merkitys markkinoinnilla ja brändillä on. Tein töitä hulluna sen eteen, että Eerikinkadun appro brändätään tänä vuonna pysyvästi ja hienosti, en välittänyt paljon siihen meni aikaa ja vaivaa mutta koen, että jos aikoo saada jonkin asian menestymään ja kasvamaan se ei tapahdu helpolla tai toteuttamalla samaa vanhaa kaavaa vaan siihen tarvitaan muutosta ja jotain uutta. Tämän seurauksena meidän lippuja myytiin enemmän kuin koskaan, facebookin tapahtumasivulla oli osallistujia ja kiinnostuneita enemmän kuin koskaan ja, jos emme olisi joutuneet perumaan myös syksylle siirrettyä tapahtumaa olisimme saaneet lippuja myytyä vielä paljon lisää.  

​