Olen mukana järjestämässä Eerikinkadun Approja ja itse tapahtuma päivä on jo noin vajaan kuukauden päästä. Meillä oli tällä viikolla ennakkolipun myynti, joka meni erittäin loistavasti. Saimme kaikki liput myytyä ja fiilis on ihan mahtava. Alkaa jo hieman jännittää, että meneekö tapahtuma suunnitelmien mukaan ja miten varsinainen lipunmyynti lähtee käyntiin, joka alkaa maanantaina. Luin tämän kirjan siksi, että halusin saada lisää oppimista tapahtuman järjestämisestä. Tapahtuman järjestäminen sujuu hyvin pitkälle pelkällä maalaisjärjellä, mutta aina on joitain ns. ”blind spotteja”, jotka jäävät huomioimatta. Haluan etenkin ensi vuoteen varautua hyvin ja kehittää tietotaitoni tapahtuman järjestämisestä niin kohdilleen kuin vain mahdollista. 

Opin parhaiten tekemällä, mutta tekemistä on aina hyvä tukea teorialla, jotta tekeminen ei ole täysin järjetöntä tai lähde raiteiltaan. Tämä niin kuin moni muukin lukemani kirja on suunnattu pitkälti yrityksille ja kirjassa puhuttiin paljon tapahtumamarkkinoinnista, mutta niin kuin aiempien kirjojen kohdalla on tietoa helppo soveltaa meidän tapahtumaamme ja toimintaamme.

Alku kirjasta oli perjaatteessa turhaa Eerikinkadun approihin liittyen, sillä se käsitteli sitä, miten kehitetään tapahtuma idea ja suunnitelma ihan alusta alkaen. No meillä nyt jo on toimiva konsepti, mutta se pitäisi saada vain tekemään räjähdysmäisen kasvun. Kirjan alkuosa oli muuten erittäin kiintoisaa, sillä siinä oli paljon hyviä pointteja tapahtuman järjestämisen alkuvaiheista. Jos joskus tulee tarve järjestää, vaikka projektina joku täysin uusi tapahtuma aion painaa mieleen esimerkiksi strategisen kolmion kysymykset: Miksi tapahtuma järjestetään? Kenelle tapahtuma järjestetäään? Mitä järjestetään? Nämäkin ovat kolme todella yksinkertaista asiaa, jotka tapahtumaa järjestettäessä luulisi jokaisen tajuavan, mutta kirjasta löytyi myös erittäin hyviä esimerkkejä siitä, kuinka kävikään, kun jokin näistä kolmesta unohtui. Strategisen kolmion kysymyksillä on hyvä asettaa raamit tapahtuman järjestämiselle. Et ole valmis järjestämään minkäänlaista tapahtumaa ennen kuin sinulta löytyy näihin vastaukset. 

 

Kirjan lopussa oli paljon hyviä pointteja tapahtuman projektinjohtamisesta, jotka koin erittäin tärkeiksi, koska ensi vuonna minulla itselläni on ison tapahtuman vetovastuu harteillani tai no onneksi meitä projektipäälliköitä tulee olemaan kaksi, joten vastuu puolittuu, mutta on silti iso.

”Leif Åbergin viestintä oppien mukaan projektiryhmä, joka on sisäistänyt yhteisen vision, saa aikaan enemmän ja parempaa laatua ja lisäksi kokee työniloa ja kasvaa itse henkisesti. Lienee myös itsestään selvää, että tiimi, jossa on hyvä henki, saa ihmeitä aikaan, ja silloin tapahtuman toteutukselle on vain taivas kattona” – tämä on mielestäni erittäin osuva pointti, sillä aina kun olen jossain työskennellyt tai tehnyt jotain projektia tai tehnyt ylipäänsä mitään, missä on hyvä yhteishenki tai loistava työilmapiiri, olen ollut itse paljon motivoituneempi, hommat ovat sujuneet paremmin ja tulos on ollut tuhat kertaa parempaa. Meillä Eerikinkadun approja järjestettäessä on ollut oikein hyvä tiimi, mutta tiedän, että jos meillä olisi vähän parempi ryhmähenki olisimme pystyneet tekemään ihmeitä ja saavuttaneet voitokkaamman tuloksen. Sovimme Artun kanssa, että ensi syksynä me pidämme huolen siitä, että tiimillä on erittäin hyvä yhteishenki, yhteinen visio ja korkea motivaatio kehittävät approt seuraavalle tasolle. Yhteishenki tiimin kesken on erittäin tärkeä asia, jos haluaa työtuloksen olevan loistavaa. 

Esimerkiksi Ikeassa työskennellessäni olen huomannut miten älyttömän hyvä työilmapiiri on vaikuttanut siihen, että Raision Ikea pärjää koko luokkaansa nähden erinomaisesti ja on äänestetty monta kertaa parhaimmaksi kesätyöpaikaksi eli tulokset puhuvat puolestaan. Kun taas paikoissa missä työilmapiiri on ollut huono esimerkiksi Hesburgerilla työskennellessäni se oli erittäin huono, jonka seurauksena siellä ei moni työntekijä ole koskaan kauhean kauan viihtynyt. Tietenkin tämä on välillä yksikkö kohtaista, mutta itse olen työskennellyt kahdessa eri Hesburgerissa sekä olen kuullut muualla työskenteleviltä samanlaisia kokemuksia. 

Sama pätee meidän osuuskuntaamme. Meillä on jo hyvä tiimihenki mutta, kun saisimme sen nostettua erittäin hyväksi olisimme yksi todella tehokas osuuskunta. 

 

Mitä projektin johtamiseen tulee en malta odottaa jo ensi syksyä, kun pääsen sitä tekemään. 

Kirjassa oli myös hyvä lista ohjeita projektipäällikölle, jotka koitan pitää mielessä ensisyksyä varten:

 

• Anna tavoitteiden ohjata 

• Varmista, varmista, varmista

• Luota intuitioosi

• Älä tingi

• Unohda omat mieltymyksesi

• Muista ketkä ovat kohderyhmäsi

• Tee aina varasuunnitelma

• Ole aina kaksi askelta edellä

• Kerro, kerro, kerro: briiffaukset ja infot

• Merkitse tärkeät puhelinnumerot muistiin

• Tekstiviestit ovat käyttökelpoisia varmistajia tapahtuman ollessa käynnissä

• Anna sitoutumisesi ja innostuksesi näkyä ja tarttua muihin. Sinä olet tapahtuman paras markkinoija!

 

Syy miksi niin monesti olen kevään aikana tapahtumaa tehdessä ja sitä varten jotain kirjaa lukiessa päätynyt miettimään ensivuotta on se, että nyt pystyn huomioimaan todella tarkasti jokaisen asian mitä voimme tehdä paremmin ensi vuonna. Jos alkaisin ensi syksynä miettimään vasta, että mitä parannettavaa, olisin jo unohtanut ainakin puolet. Samalla, kun opin kaikki tärkeät käytännön asiat tapahtumaan liittyen haluan keskittyä siihen mitä ensi syksy ja kevät tuovat tullessaan. Nyt ”harjoittelemme” ensi vuonna osaamme, opetamme ja toteutamme.